Sociedades Limitadas

El Derecho español regula diversas clases de sociedades, que necesitan para su constitución el otorgamiento de escritura pública ante el notario que libremente elijan los fundadores, momento en el que nacerá y podrá empezar a operar la sociedad.

A partir del Real Decreto Ley 13/2010, con el fin de agilizar y simplificar la creación de nuevas empresas por emprendedores, se generaliza la tramitación telemática del proceso de constitución de sociedades de capital (en especial de responsabilidad limitada, que es el tipo social más utilizado en la práctica), con una considerable reducción de plazos y costos.

La regulación actual se contiene en la Ley 14/2013, de 27 de septiembre y su normativa de desarrollo, que deroga el procedimiento de tramitación anterior.

El nuevo sistema pivota en torno a los Puntos de Atención al Emprendedor (PAE) entre los que se encuentran las notarías. Los PAE utilizarán el sistema de tramitación telemática del Centro de Información y Red de Creación de Empresa (CIRCE).

En los PAE se elaborará el Documento Único Electrónico (DUE), que contendrá todos los datos necesarios para la constitución de sociedades y el inicio de su actividad económica.

La nueva ley distingue dos procedimientos para la constitución de sociedades de responsabilidad limitada, que en todo caso exigen la escritura pública notarial, en función de que utilicen o no los "Estatutos tipo".

a.- Constitución de sociedad limitada CON estatutos tipo.

Las fases son las siguientes:

El emprendedor ha de acudir a un PAE (la notaría de su elección) para iniciar la tramitación telemática de la constitución de la sociedad. Para ello deberá facilitar al notario los datos necesarios para confeccionar el DUE y la escritura de constitución de la sociedad: la denominación social elegida (el nombre que tendrá la sociedad) o una lista de posibles denominaciones sociales (hasta cinco, recomendable, pues la elegida puede estar ya registrada), datos personales de los fundadores, participación de cada uno, los que desempeñarán el cargo de administrador (o administradores)… y además las menciones que han de constar en los estatutos de la sociedad: domicilio, capital, objeto social (actividad a que se dedicará la sociedad), sistema de administración elegido, etc.

El notario solicitará reserva de la denominación social elegida, por orden de preferencia, al Registro Mercantil Central, quien deberá emitir el certificado negativo (concediendo la reserva de la primera que no conste registrada) en el plazo de 6 horas hábiles.

Se concertará la fecha de otorgamiento de la escritura, una vez facilitados todos los datos, previéndose un plazo de 12 horas hábiles desde el inicio de la tramitación telemática, según la disponibilidad de los socios para acudir a la notaría.

En la fecha acordada los socios firmarán ante notario la escritura, para lo cual se le deberá aportar el certificado bancario de ingreso del capital social en la cuenta de la sociedad. Ahora bien, y esto es una importante novedad de la Ley, no será preciso aportar la certificación bancaria si los socios manifiestan en la escritura que se hacen responsables todos y cada uno de ellos de que se ha hecho la aportación.

A partir de aquí el notario se ocupa de todo: enviará telemáticamente una copia de la escritura a Hacienda del Estado para que se le asigne el NIF provisional, otra a Hacienda de la Comunidad Autónoma y liquidará el Impuesto de Operaciones Societarias (del que estará exenta, es decir, no pagará nada), y otra, con todo lo anterior, al Registro Mercantil para su inscripción. También los socios pueden obtener, si lo piden, otra copia electrónica de la escritura, sin coste adicional.

El registrador mercantil debe inscribir la sociedad en el plazo de seis horas hábiles siguientes a la recepción de la documentación, remitir certificación de la inscripción practicada y solicitar el NIF definitivo a la Administración Tributaria, que lo comunicará telemáticamente a su vez por el sistema CIRCE.

De este modo, en tiempo récord, podrás obtener de la notaría la copia autorizada de tu sociedad, con todos los datos necesarios para actuar en el tráfico mercantil.

ATENCIÓN: Antes de utilizar este procedimiento hay que valorar que se pierde la libertad de configurar los estatutos sociales a medida de la voluntad de los socios, que han de plegarse a las normas contenidas en ellos. Cualquier modificación en el futuro precisará de nueva escritura e inscripción en el Registro Mercantil, con el consiguiente gasto en tiempo y dinero.

b.- Constitución de sociedad limitada SIN estatutos tipo.

Este procedimiento permite al emprendedor constituir su sociedad con unos estatutos “a su medida” redactados por el notario siguiendo sus instrucciones o necesidades, y aprovechando, igualmente, la experiencia y el consejo que el notario puede brindarte.

Es más flexible que el anterior, pues cabe seguir el mismo procedimiento, utilizando el DUE y el sistema informático CIRCE, optar por la tramitación electrónica por el notario fuera de este sistema (tal como se venía haciendo hasta ahora, con gran éxito), o incluso se puede efectuar la tramitación en papel y en persona, como se hacía en su día.

Como particularidades respecto del procedimiento anterior (SL con estatutos tipo) se señalan los siguientes:

• Los socios pueden pedir por sí mismos la certificación de denominación social o solicitarlo en la notaría o en los PAE. Pueden también concertar la cita con el notario para la firma de la escritura.

• El notario, en cualquier caso, enviará las mismas copias autorizadas ya indicadas a Hacienda (estatal y autonómica) y al Registro Mercantil.

• El plazo de seis horas que se concede al registrador mercantil para inscribir se limita a los datos esenciales de la sociedad (denominación, domicilio, objeto social, capital y órgano de administración elegido). Con esta inscripción inicial se entiende ya legalmente constituida la sociedad. Respecto del resto de los datos, tiene un plazo de quince días para inscribirlos, como modificación de estatutos.

• Practicada la inscripción total, el registrador mercantil la notificará a Hacienda para que expida el NIF definitivo.

• El socio puede pedir al registrador que expida certificación electrónica o en papel que acredite la inscripción (inicial o definitiva) de la sociedad y sus cargos.

c.- La sociedad limitada de formación sucesiva.

Una de las novedades más destacadas de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, la constituye la posibilidad de constituir sociedades limitadas con un capital inferior al mínimo legal (3.000 euros), que la ley denomina “Sociedad limitada en régimen de formación sucesiva” y que tiene las siguientes particularidades:

Se constituye con un capital inferior a los 3.000 euros que constituyen el mínimo legal, aunque no parece que pueda ser 0 euros. Puede así constituirse aportando, por ejemplo, un céntimo de euro cada socio.

Hasta que se alcance la cifra mínima de los 3.000 euros, queda sujeta a un régimen especial encaminado a dotar o cubrir esa cifra de capital, ya vía aportación de parte de los beneficios, ya por limitaciones al reparto de dividendos, ya vía limitaciones a las retribuciones de socios o administradores.

Mientras esta situación subsista, debe constar expresamente en los estatutos que está sujeta a este régimen.

En caso de disolverse la sociedad y carecer de patrimonio para pagar sus deudas, cada uno de los socios y administradores habrán de responder con sus bienes personales hasta alcanzar el límite de los 3.000 euros.

Por lo demás, otra novedad importante, que se ha hecho extensiva a todas las sociedades limitadas, es que no hace falta ya justificar con la certificación bancaria el ingreso del capital social en la cuenta de la sociedad. A cambio, se establece la responsabilidad personal y solidaria de todos y cada uno de los socios fundadores y de los posteriores adquirentes de sus participaciones, frente a la sociedad y frente a los acreedores, de que ese dinero se ha aportado a la sociedad.

Fuente: Consejo General del Notariado. https://www.notariado.org/portal/empresas-y-sociedades

Nos podemos ocupar de todos los trámites que siguen al otorgamiento de la escritura de Constitución de la Sociedad:

• Obtención del NIF: Una vez firmada la escritura de la sociedad, el notario solicitará telemáticamente o por el sistema CIRCE a la AEAT el NIF provisional antes de enviar la copia autorizada electrónica de la escritura al Registro Mercantil competente, pues la citada copia autorizada ya ha de contener dicho NIF. En cuestión de unos minutos desde la firma de la escritura se podrá disponer del NIF provisional, que incluso podrá ser retirado para iniciar la actividad social.

• Autoliquidación (exenta) del impuesto sobre operaciones societarias: Aunque el RDL 13/2010 estableció la exención del impuesto, y los registradores mercantiles pueden apreciar de oficio dicha exención (sin necesidad de aportar por tanto el impreso de autoliquidación “exenta”), algunas comunidades autónomas exigen expresamente la autoliquidación antes de la inscripción. Sólo en este caso será preciso presentarla al Registro junto con la escritura.

El notario informará de la situación en cada Comunidad. Si el sistema telemático lo permite, y la comunidad autónoma así lo exige, el notario tramitará la autoliquidación exenta, vía on line, con el NIF ya asignado, inmediatamente después de que se firme la escritura (esta posibilidad de liquidación telemática del impuesto existe en casi todas las Comunidades Autónomas y en breve estará disponible en todo el territorio nacional).

• Pago de tasas del BORME. La publicación de la inscripción de constitución de sociedades de responsabilidad limitada por vía telemática en el Boletín Oficial del Registro Mercantil, estará exenta del pago de tasas.

• Envío de la escritura al Registro Mercantil: El notario presentará la copia autorizada electrónica de la escritura, junto con el NIF provisional y la autoliquidación del impuesto, en su caso, mediante procedimientos telemáticos, en el Registro correspondiente.

En menos de 24 horas puede firmarse la escritura de constitución, obtener el NIF provisional, liquidar el impuesto (exento) y presentar la copia autorizada de la escritura en el Registro Mercantil. Desde ese mismo momento, con la copia autorizada de la escritura de constitución (aún no inscrita) que facilitará el notario si así se le solicita y el NIF provisional, se puede operar en el tráfico jurídico.

• Inscripción en el Registro Mercantil: el plazo del Registrador para calificar (y en consecuencia inscribir) la escritura es de seis horas hábiles contadas desde la recepción de la copia autorizada telemática de la escritura. El registrador remitirá la certificación de la inscripción practicada y lo notificará telemáticamente al notario, que unirá la notificación de inscripción a su protocolo.

• Obtención del NIF definitivo: Una vez inscrita la sociedad el notario proporcionará el NIF definitivo obtenido telemáticamente, que se incorporará igualmente al protocolo.

• De este modo, una vez inscrita la sociedad y obtenido el NIF definitivo, se recibirá del notario una copia autorizada de la escritura que incorpore los datos de inscripción en el Registro Mercantil y el NIF definitivo. Por tanto sólo será necesario ir a la notaría en el momento de constituir la sociedad y volver para retirar la copia autorizada e inscrita con el NIF definitivo, sin que haya que ir a ningún otro sitio. Del mismo modo, si el día de mañana se extravía la escritura de la sociedad o se necesita otra copia, se podrá acudir al notario, quien expedirá una nueva con todos los datos, inscripción en el Registro y NIF incluidos.

Se pueden encomendar estos trámites al notario. Tiene medios para ello. Se encargará de todo, previa provisión de fondo para abonar los gastos, y, una vez inscrita la sociedad y obtenido el NIF definitivo, se podrá retirar la copia autorizada de la escritura que incorpore los datos de inscripción en el Registro Mercantil y el NIF definitivo.

Hay que tener en cuenta que la copia autorizada de la escritura de constitución de la sociedad es el único título que acredita la propiedad de las participaciones sociales y en ella constará la válida constitución de la sociedad y el nombramiento del administrador, que es quien representará a la sociedad en el tráfico jurídico.

A tener en cuenta, en todo caso:

La inscripción de la sociedad en el Registro Mercantil es obligatoria para que la sociedad sea reconocida con el tipo concreto elegido (limitada o anónima). Si se produce la falta de inscripción de la sociedad en el plazo de dos meses desde su constitución, o si antes de dicho plazo se verifica la voluntad de los socios de no inscribirla, la sociedad devendrá en situación de irregular lo que supone: que cualquier socio puede solicitar su disolución y que si la sociedad ha iniciado o continúa sus operaciones, se le aplicarán las normas de la sociedad colectiva o, en su caso, las de la sociedad civil, con lo que los socios responderán ilimitadamente de las deudas sociales. Ello se aplica a todas las sociedades de capital, anónimas y limitadas.

La posibilidad de tramitar telemáticamente por el notario la constitución de sociedades es compatible con la opción de hacerlo personalmente o con la ayuda de terceros en papel, pero en tal caso se perderá la agilidad y ventajas derivadas de la tramitación telemática.

Si la tramitación de la sociedad se ha realizado mediante la plataforma electrónica CIRCE, desde la notaría (PAE) se efectuarán los trámites asociados al inicio y ejercicio de la actividad de la sociedad, remitiendo los datos precisos, contenidos en el Documento Unico Electrónico (DUE) a las autoridades competentes para tramitar:

El alta en la Seguridad Social.

La declaración censal de inicio de actividad.

La comunicación de apertura del centro de trabajo.

La comunicación de inicio de actividad, la declaración responsable de la empresa o la solicitud de licencia, de ser estos requisitos exigidos por la Comunidad Autónoma o el Ayuntamiento.

Con la solicitud de iniciación de los trámites se deberá abonar el importe de las tasas que se exijan.