Constituir una sociedad limitada

Pedro Javier Viñuela Sandoval

Guillermo J. Croissier Naranjo

Javier Jiménez Cerrajería

Notarios asociados

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¿Como puedo constituir una sociedad limitada?

En la actualidad existen básicamente dos procedimientos para la constitución de sociedades de responsabilidad limitada, que en todo caso exigen la escritura pública notarial, en función de que utilicen o no los "Estatutos tipo".

a.- Constitución de sociedad limitada CON estatutos tipo.

  • Las fases son las siguientes:

  • El emprendedor ha de acudir a un PAE (la notaría de su elección) para iniciar la tramitación telemática de la constitución de la sociedad. Para ello deberá facilitar al notario los datos necesarios para confeccionar el DUE y la escritura de constitución de la sociedad: la denominación social elegida (el nombre que tendrá la sociedad) o una lista de posibles denominaciones sociales (hasta cinco, recomendable, pues la elegida puede estar ya registrada), datos personales de los fundadores, participación de cada uno, los que desempeñarán el cargo de administrador (o administradores)… y además las menciones que han de constar en los estatutos de la sociedad: domicilio, capital, objeto social (actividad a que se dedicará la sociedad), sistema de administración elegido, etc.

  • El notario solicitará reserva de la denominación social elegida, por orden de preferencia, al Registro Mercantil Central, quien deberá emitir el certificado negativo (concediendo la reserva de la primera que no conste registrada) en el plazo de 6 horas hábiles.

  • Se concertará la fecha de otorgamiento de la escritura, una vez facilitados todos los datos, previéndose un plazo de 12 horas hábiles desde el inicio de la tramitación telemática, según la disponibilidad de los socios para acudir a la notaría.

  • En la fecha acordada los socios firmarán ante notario la escritura, para lo cual se le deberá aportar el certificado bancario de ingreso del capital social en la cuenta de la sociedad. Ahora bien, y esto es una importante novedad de la Ley, no será preciso aportar la certificación bancaria si los socios manifiestan en la escritura que se hacen responsables todos y cada uno de ellos de que se ha hecho la aportación.

  • A partir de aquí el notario se ocupa de todo: enviará telemáticamente una copia de la escritura a Hacienda del Estado para que se le asigne el NIF provisional, otra a Hacienda de la Comunidad Autónoma y liquidará el Impuesto de Operaciones Societarias (del que estará exenta, es decir, no pagará nada), y otra, con todo lo anterior, al Registro Mercantil para su inscripción. También los socios pueden obtener, si lo piden, otra copia electrónica de la escritura, sin coste adicional.

  • El registrador mercantil debe inscribir la sociedad en el plazo de seis horas hábiles siguientes a la recepción de la documentación, remitir certificación de la inscripción practicada y solicitar el NIF definitivo a la Administración Tributaria, que lo comunicará telemáticamente a su vez por el sistema CIRCE.

  • De este modo, en tiempo récord, podrás obtener de la notaría la copia autorizada de tu sociedad, con todos los datos necesarios para actuar en el tráfico mercantil.

  • ATENCIÓN: Antes de utilizar este procedimiento hay que valorar que se pierde la libertad de configurar los estatutos sociales a medida de la voluntad de los socios, que han de plegarse a las normas contenidas en ellos. Cualquier modificación en el futuro precisará de nueva escritura e inscripción en el Registro Mercantil, con el consiguiente gasto en tiempo y dinero.

b.- Constitución de sociedad limitada SIN estatutos tipo.

  • Este procedimiento permite al emprendedor constituir su sociedad con unos estatutos “a su medida” redactados por el notario siguiendo sus instrucciones o necesidades, y aprovechando, igualmente, la experiencia y el consejo que el notario puede brindarte.

  • Es más flexible que el anterior, pues cabe seguir el mismo procedimiento, utilizando el DUE y el sistema informático CIRCE, optar por la tramitación electrónica por el notario fuera de este sistema (tal como se venía haciendo hasta ahora, con gran éxito), o incluso se puede efectuar la tramitación en papel y en persona, como se hacía en su día.

Como particularidades respecto del procedimiento anterior (SL con estatutos tipo) se señalan los siguientes:

  • Los socios pueden pedir por sí mismos la certificación de denominación social o solicitarlo en la notaría o en los PAE. Pueden también concertar la cita con el notario para la firma de la escritura.

  • El notario, en cualquier caso, enviará las mismas copias autorizadas ya indicadas a Hacienda (estatal y autonómica) y al Registro Mercantil.

  • El plazo de seis horas que se concede al registrador mercantil para inscribir se limita a los datos esenciales de la sociedad (denominación, domicilio, objeto social, capital y órgano de administración elegido). Con esta inscripción inicial se entiende ya legalmente constituida la sociedad. Respecto del resto de los datos, tiene un plazo de quince días para inscribirlos, como modificación de estatutos.

  • Practicada la inscripción total, el registrador mercantil la notificará a Hacienda para que expida el NIF definitivo.

  • El socio puede pedir al registrador que expida certificación electrónica o en papel que acredite la inscripción (inicial o definitiva) de la sociedad y sus cargos.

c.- La sociedad limitada de formación sucesiva.

Una de las novedades más destacadas de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, la constituye la posibilidad de constituir sociedades limitadas con un capital inferior al mínimo legal (3.000 euros), que la ley denomina “Sociedad limitada en régimen de formación sucesiva” y que tiene las siguientes particularidades:

  • Se constituye con un capital inferior a los 3.000 euros que constituyen el mínimo legal, aunque no parece que pueda ser 0 euros. Puede así constituirse aportando, por ejemplo, un céntimo de euro cada socio.

  • Hasta que se alcance la cifra mínima de los 3.000 euros, queda sujeta a un régimen especial encaminado a dotar o cubrir esa cifra de capital, ya vía aportación de parte de los beneficios, ya por limitaciones al reparto de dividendos, ya vía limitaciones a las retribuciones de socios o administradores.

  • Mientras esta situación subsista, debe constar expresamente en los estatutos que está sujeta a este régimen.

  • En caso de disolverse la sociedad y carecer de patrimonio para pagar sus deudas, cada uno de los socios y administradores habrán de responder con sus bienes personales hasta alcanzar el límite de los 3.000 euros.

  • Por lo demás, otra novedad importante, que se ha hecho extensiva a todas las sociedades limitadas, es que no hace falta ya justificar con la certificación bancaria el ingreso del capital social en la cuenta de la sociedad. A cambio, se establece la responsabilidad personal y solidaria de todos y cada uno de los socios fundadores y de los posteriores adquirentes de sus participaciones, frente a la sociedad y frente a los acreedores, de que ese dinero se ha aportado a la sociedad.

Fuente: Consejo General del Notariado. https://www.notariado.org/portal/empresas-y-sociedades

Pasos a seguir para constituir una sociedad una sociedad limitada.

  • Tanto la sociedad de responsabilidad limitada como la sociedad anónima deberá constituirse en Escritura pública e inscribirse posteriormente en Registro Mercantil.

  • Otorgamiento de la Escritura pública de constitución de la sociedad limitada.

  • Para constituir la sociedad será necesario aportar al notario autorizante de la Escritura de constitución de la sociedad los siguientes datos y documentos:

    • 1- Certificación de denominación.

    • 2.- Datos personales de los socios.

    • 3.- Acreditación del desembolso de capital social, salvo los supuesto de fundación sucesiva.

    • 4.- Determinación del domicilio de la sociedad.

    • 5.- Objeto social de al sociedad con indicación del Código que el corresponde en la Clasificación Nacional de Actividades Económica (CNAE).

    • 6.- Estatutos que van a regir el funcionamiento de la sociedad.

    • 7.- Determinación del sistema de administración de la sociedad e identidad de los administradores.

Analizaremos en detalle las estas cuestiones:

      • CERTIFICACIÓN DE DENOMINACIÓN:

      • Para constituir una sociedad es necesario acreditar al notario que va a otorgar la escritura, que el nombre elegido no está siendo utilizado por otra sociedad o que no ha sido solicitado para una nueva. Esto se hace mediante la certificación de denominación expedida por el Registro Mercantil Central cuyo ejemplar original deberá entregarse al notario que lo dejará incorporado en la Escritura de constitución de la sociedad.

      • Este trámite lo puede hacer el propio interesado o solicitar al Notario que obtenga la correspondiente certificación de denominación social.

      • En la solicitud además de la denominación pretendida se podrá solicitar, y así es aconsejable, solicitar por orden de preferencia otras 4 denominaciones y en todo caso habrá de indicarse la forma social (S.L. ó S.R.L.).

      • La solicitud del nombre de la sociedad debe haberse realizado necesariamente a nombre de una de las personas que vayan a ser socios de la misma.

      • Una vez obtenida la certificación de denominación:

        1. Está tendrá una vigencia de tres meses desde la fecha de su expedición. Una vez que se ha obtenido la reserva del nombre, por parte del Registro Mercantil Central, aquél queda reservado por un plazo de 6 meses contados desde la fecha de expedición, durante el cual nadie podrá volver a solicitar dicho nombre.

        2. Si la certificación se solicita por medios telemáticos deberá expedirse por en el plazo de 6 horas hábiles a partir de la recepción de la solicitud.

    • DATOS PERSONALES DE LOS SOCIOS.-

    • La sociedad limitada puede constituirse por una o más personas físicas o jurídicas y tanto unas como otras deberán disponer de su correspondiente Número de Identificación Fiscal (NIF). En el caso de que se constituya por una sola persona la sociedad deberá hacer constar su carácter de unipersonal en toda su documentación, correspondencia, notas de pedido y facturas, así como en los anuncios que haya de publicar por disposición legal o estatutaria. Puede ser socio de una sociedad limitada cualquier persona física o jurídica; si el socio fuese menor de edad o incapacitado, en su nombre deberá intervenir su representante legal.

    • ACREDITACIÓN DEL DESEMBOLSO DEL CAPITAL SOCIAL-

    • Capital social mínimo: La sociedad limitada debe tener como mínimo un capital de 3.000 euros, no existiendo un capital máximo. No obstante, tras la reforma por Ley 14/2013, cabe constituir una sociedad limitada de formación sucesiva con un céntimo, si bien sujeta al régimen especial que se ha explicado anteriormente.

    • Las aportaciones: A la sociedad se le puede dotar de capital mediante aportaciones dinerarias, es decir de dinero en metálico, o mediante aportaciones no dinerarias, esto es, aportando a la sociedad cualquier clase de bienes o derechos patrimoniales susceptibles de valoración económica. Sin embargo, no pueden ser objeto de aportación a una sociedad el trabajo o los servicios.

    • Si la aportación inicial que constituirá el capital social es en metálico, se precisa normalmente un certificado del ingreso de la cantidad aportada, que expedirá el apoderado de la entidad financiera correspondiente. No obstante, en la actualidad, si no se aporta el certificado se puede constituir la sociedad haciéndose responsables personal y solidariamente todos y cada uno de los socios fundadores frente a la sociedad y frente a los acreedores, de que ese dinero se ha aportado a la sociedad. Si son otros bienes distintos de dinero, se deberá informar al notario, e identificar los bienes, con su valoración.

    • La participación de cada socio en el capital social (la parte de capital que cada uno va a aportar) es un dato muy relevante pues va a determinar el poder de decisión que, con su voto, va a tener cada socio sobre la sociedad.

    • EL ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN.-

    • Habrá que elegir el sistema que parezca más adecuado para administrar y representar a la sociedad. El órgano de administración es el que toma las decisiones en la vida diaria de la sociedad y por tanto la dirige y representa. La Ley permite elegir entre una de las siguientes formas:

  • Un administrador único.

  • Varios administradores que actúen solidariamente, es decir que cada uno pueda por sí solo representar a la sociedad.

  • Varios administradores que actúen conjunta o mancomunadamente, es decir, que será necesaria la intervención de todos los administradores, o varios a la vez, para actuar en nombre de la sociedad.

  • Un Consejo de Administración, con un mínimo de tres miembros y un máximo de doce. Este órgano colegiado deberá reunirse para adoptar los acuerdos relativos a la administración de la sociedad, si bien podrá nombrar en su seno uno o varios Consejeros Delegados, que actuarán solidaria o mancomunadamente.

  • Será necesario determinar la persona o personas que se designan para ejercer dicho cargo. Podrán ser administradores las personas mayores de edad o menores emancipados. Los nombrados deberán aceptar su cargo en la propia escritura de constitución de la sociedad o en escritura separada y declarar que no están incursos en las incompatibilidades legales. Salvo que los estatutos dispongan otra cosa, no es necesario ser socio para ser administrador de una sociedad.

  • Los estatutos pueden recoger los distintos modos de organizar la administración de la sociedad, correspondiendo a la Junta General elegir, entre los distintos modos previstos, el que en cada momento se desee utilizar.

  • EL DOMICILIO DE LA SOCIEDAD.

  • La sociedad deberá tener necesariamente su domicilio dentro de España, debiendo estar situado en el lugar en que se halle el centro de su efectiva administración y dirección o en donde radique su principal establecimiento o explotación.

  • EL OBJETO SOCIAL.

  • El objeto de la sociedad determina la actividad a la que ésta se va a dedicar y puede estar compuesto por una o varias actividades.

  • Si se prevé la posibilidad de que la sociedad llegue a desarrollar diversas actividades, pueden incluirse todas ellas en su objeto social, aunque inicialmente no se desarrollen todas o incluso aunque nunca lleguen a realizarse. También es posible ampliar, modificar o sustituir el objeto de la sociedad una vez constituida esta.

  • Habrá que indicar el Código Nacional de Actividades Económicas (CNAE) al menos de la actividad principal a que se va a dedicar la sociedad.

  • Hay que tener presente que determinadas actividades están reservadas por Ley a las Sociedades Anónimas, por ejemplo Sociedades Bancarias, Farmacéuticas, Gestoras de Fondos de Pensiones, Leasing, Seguros y otras.

  • También hay que tener en cuenta que ciertas actividades requieren el cumplimiento de requisitos especiales, tales como agencias de viajes, corredurías de seguros o asesoramiento financiero.

  • Por último, si la actividad a que se va a dedicar la sociedad es propia de una actividad profesional que requiere colegiación obligatoria, ha de constituirse una Sociedad Limitada Profesional, sujeta a determinados requisitos especiales. Por todo lo expuesto es imprescindible consultar al notario sobre la actividad a que se va a dedicar la sociedad para que asesore e indique los requisitos legalmente existentes al efecto.

  • LOS ESTATUTOS SOCIALES.-

  • Además de los datos anteriores, la escritura incorporará los estatutos sociales, que son las reglas que han de regir el funcionamiento de la sociedad. Si se solicita, el notario autorizante de la escritura de constitución podrá redactar los estatutos de la sociedad a medida, y prestará el asesoramiento necesario para que en dichos estatutos se configure la organización y funcionamiento de la sociedad en la forma que más convenga a los intereses y necesidades del emprendedor.

  • Por lo tanto, en la elaboración de los estatutos de una sociedad es preciso tener en cuenta numerosas cuestiones y prever la forma de atender a situaciones que en el desarrollo de su actividad se le pueden presentar a la sociedad, de muchas de las cuales no se será consciente en el momento de crearla, por ello una adecuada redacción de los estatutos sociales puede evitar la aparición de problemas en la vida de la sociedad. El notario, por su formación y experiencia práctica, es el profesional del Derecho más adecuado para dar respuesta a dichas situaciones, mediante la redacción de unos estatutos personalizados que se adapten a las necesidades actuales y futuras de la sociedad. Es fundamental explicar al notario qué se quiere conseguir y él informará de la forma más adecuada para lograrlo. En estas mismas páginas se puede encontrar una relación de todos los notarios de España.

Trámites posteriores a la constitución de la sociedad-

  • Una vez otorgada la Escritura de constitución de la sociedad será necesario:

    • 1.- Obtener el Número de Identificación Fiscal de la sociedad.

    • 2.- Presentar la autoliquidación del impuesto de sociedades: La constitución de la sociedad de responsabilidad limitada esta exenta del impuesto sobre operaciones societarias: Aunque el RDL 13/2010 estableció la exención del impuesto, y los registradores mercantiles pueden apreciar de oficio dicha exención (sin necesidad de aportar por tanto el impreso de autoliquidación “exenta”), algunas comunidades autónomas exigen expresamente la autoliquidación antes de la inscripción. Sólo en este caso será preciso presentarla al Registro junto con la escritura

    • 3.- Inscribir la Escritura de constitución de la sociedad en el Registro Mercantil correspondiente a su domicilio social: La inscripción de la sociedad en el Registro Mercantil es obligatoria para que la sociedad sea reconocida con el tipo concreto elegido (limitada o anónima). Si se produce la falta de inscripción de la sociedad en el plazo de dos meses desde su constitución, o si antes de dicho plazo se verifica la voluntad de los socios de no inscribirla, la sociedad devendrá en situación de irregular lo que supone: que cualquier socio puede solicitar su disolución y que si la sociedad ha iniciado o continúa sus operaciones, se le aplicarán las normas de la sociedad colectiva o, en su caso, las de la sociedad civil, con lo que los socios responderán ilimitadamente de las deudas sociales. Ello se aplica a todas las sociedades de capital, anónimas y limitadas.

    • 4.- Pago de tasas del BORME: La constitución de sociedad de responsabilidad limitada está exenta del pago de tasas de Boletín Oficial del Registro Mercantil.

  • Su usted lo desea el Notario podrá realiza todos estos trámites posteriores de forma telemática de forma que cuando cuando retire la Escritura de constitución de la sociedad en la misma constará su número de identificación fiscal definitivo, carta de pago y presentación de autoliquidación del impuesto operaciones societarias y los datos de inscripción de la sociedad en el Registro Mercantil.

  • Hay que tener en cuenta que la copia autorizada de la escritura de constitución de la sociedad es el único título que acredita la propiedad de las participaciones sociales y en ella constará la válida constitución de la sociedad y el nombramiento del administrador, que es quien representará a la sociedad en el tráfico jurídico.

  • Si la tramitación de la sociedad se ha realizado mediante la plataforma electrónica CIRCE, desde la notaría (PAE) se efectuarán los trámites asociados al inicio y ejercicio de la actividad de la sociedad, remitiendo los datos precisos, contenidos en el Documento Unico Electrónico (DUE) a las autoridades competentes para tramitar:

  • El alta en la Seguridad Social.

  • La declaración censal de inicio de actividad.

  • La comunicación de apertura del centro de trabajo.

  • La comunicación de inicio de actividad, la declaración responsable de la empresa o la solicitud de licencia, de ser estos requisitos exigidos por la Comunidad Autónoma o el Ayuntamiento.

Con la solicitud de iniciación de los trámites se deberá abonar el importe de las tasas que se exijan.

La necesidad de limitar la responsabilidad del empresario.

  • Las sociedades de capital nacen históricamente como un instrumento jurídico para dar respuesta, por un lado, a la necesidad de obtener el capital necesario para el desarrollo de la actividad empresarial y por otro conseguir limitar los riesgos patrimoniales que se deriven de la misma, de forma que el empresario que desarrolle el comercio a través de una sociedad de capital, sólo responderá de las deudas del comercio, con el capital que ha invertido en la misma y no con la totalidad de su patrimonio.

¿Sociedad anónima o sociedad limitada?

  • La legislación española contempla fundamentalmente dos tipos de sociedades de capital, las sociedades anónimas y las sociedades de responsabilidad limitada. En ambos tipos de sociedades la responsabilidad del socio por las deudas sociales está limitada a su aportación social, es decir, el socio no responde con su patrimonio propio de las deudas de la sociedad.

  • Tanto las sociedades anónimas con las de responsabilidad limitada pueden estar integradas por un único socio, es decir pueden adoptar la forma de sociedad unipersonal. La sociedad limitada al igual que la anónima, puede desarrollar cualquier tipo de actividad, si bien algunas están reservadas por Ley a las Sociedades Anónimas, entre otras Sociedades Bancarias, Farmacéuticas, Gestoras de Fondos de Pensiones, Leasing, Seguros.

  • La sociedad de responsabilidad limitada generalmente porque exige una cifra inferior de capital social para su constitución (3.000 euros frente a los 60.000 euros que requiere la sociedad anónima) y porque suele presentar menos costes de funcionamiento (publicidad de las convocatorias juntas generales, necesaria renovación de los cargos sociales...).

  • La sociedad anónima es una sociedad eminentemente capitalista, es decir, en ella se valora más el capital que cada socio aporta que las características personales de los mismos y por eso es la sociedad adecuada para desarrollar actividades en las que se prevea la participación de un gran número de socios, así como una mayor movilidad del capital.

  • La sociedad limitada, sin dejar de ser una sociedad capitalista, participa de los caracteres propios de las sociedades personalistas o de los contratos celebrados ‘intuitu personae’,es decir aquellas en las que, siendo importante el capital que cada socio aporta, también se da importancia a las cualidades personales de los socios que la integran, por lo que es más adecuada para actividades en las que se tenga previsto la participación de pocos socios, para sociedades familiares o de profesionales, así como para desarrollar negocios con un pequeño desembolso inicial.

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